Excel関数で自動化する10のテクニック

この記事はこんな人におすすめ
まず最初に：50%削減が現実になる“考え方”
テクニック1：VLOOKUPは“卒業”ではなく「用途を限定」して最強にする
テクニック2：XLOOKUPで“壊れない参照”にする（置き換えるだけで時短）
1. すぐ使える式（見つからないときも綺麗）
テクニック3：SUMIFS/COUNTIFS/AVERAGEIFSで“条件集計”を自動化（定型作業をなくす）
テクニック4：IFを“入れ子で頑張る”より、判定を分解してラクする
1. よくある例：ランク付け
2. ラクするコツ
テクニック5：TEXTで「日付・金額の見た目」を固定して、報告文を自動生成する
1. 曜日つきの日付
2. 報告文を自動で作る
テクニック6：FILTERで“抽出表”を別に作る（オートフィルタ作業をなくす）
1. 支店が東京だけを抽出
2. 複数条件（AND）
テクニック7：UNIQUEで“名寄せ・重複削除”を自動化する
1. 一意リストを作る
2. FILTER×UNIQUE（条件抽出→重複なし）
テクニック8：INDEX+MATCHは「古いけど現役」—環境差のある現場で強い
1. 基本形
2. 例：社員番号から部署名を引く
テクニック9：条件付き書式（データバー）で“見える化”を自動化する
1. おすすめはデータバー
テクニック10：ショートカットは“関数の効果”を倍にする（時短の最後の一押し）
いちばん失敗しない「自動化の進め方」（迷ったらこの順番）

この記事はこんな人におすすめ

毎日Excelで集計・突合・コピペをしていて、だいたい同じ作業を繰り返している
VLOOKUPは知っているが、「壊れない仕組み」にできていない
マクロ（VBA）は避けたい。できれば関数だけで完結したい（担当変わったら、メンテできまへんがな！）
データの抽出や一覧作成を“その都度”やっていて時間が溶ける
「どこを自動化すれば一番ラクになるのか」が分からない（無駄な時間をかけてることすら気が付けていない地獄）

まず最初に：50%削減が現実になる“考え方”

「作業時間を50%削減」は、派手な裏技で達成するものではなく、“定型作業”の置き換えで達成するのがいちばん堅いです。

1日30分の集計（コピペ・抽出・照合）×月20日＝月10時間
関数化して“入力→自動反映”にすると、月5時間以下まで落としやすい

このあと紹介する10個は、全部「よくある手作業」を潰すためのテクニックです。

テクニック1：VLOOKUPは“卒業”ではなく「用途を限定」して最強にする

VLOOKUPは古い、という言い方もされますが、実務ではまだまだ使えます。コツは「用途を限定」すること。

向いている用途

商品コード → 商品名、単価など右側の列を引っ張る
マスタが固定で、列の挿入削除がほぼ起きない

すぐ使える式（完全一致）

=VLOOKUP(A2, 商品マスタ!$A:$D, 2, FALSE)

つまずきポイント（ここだけ押さえる）

最後の引数はFALSE（完全一致）を基本にする（近似一致は事故りやすい）
列番号（2,3,4…）は、列を追加するとズレる＝壊れやすい

「VLOOKUPが壊れる」の正体は、たいてい列番号のズレです。次のXLOOKUP/INDEX+MATCHに置き換えると一気に安定します。

テクニック2：XLOOKUPで“壊れない参照”にする（置き換えるだけで時短）

XLOOKUPは、VLOOKUPで起きがちな事故（列追加で壊れる、左側が取れない、エラー処理が面倒）をまとめて消せる関数です。

すぐ使える式（見つからないときも綺麗）

=XLOOKUP(A2, 社員マスタ!$A:$A, 社員マスタ!$E:$E, "該当なし")

「列番号」ではなく、返す範囲を直接指定するので壊れにくい
エラーをIFERRORで包む必要が減る
左方向の参照もできる

「VLOOKUPは使えるけど自動化できていない」人は、まずここをXLOOKUPに置き換えるだけで、かなりラクになります。（とは言いながらも、VLOOKUP関数の考え方を理解できないと上位互換のXLOOKUPの理解が進まないため、確実に理解しましょう。とても実務的で便利な関数です）

テクニック3：SUMIFS/COUNTIFS/AVERAGEIFSで“条件集計”を自動化（定型作業をなくす）

実務の集計で本当に多いのはこれです：

東京支店だけの売上
今月だけの件数
担当者別の平均単価

この手作業（フィルター→コピー→集計）を、関数で置き換えます。

売上合計（複数条件）

=SUMIFS(金額範囲, 支店範囲, "東京", 月範囲, "2026/1/*")

件数（複数条件）

=COUNTIFS(支店範囲, "東京", 月範囲, "2026/1/*")

平均（複数条件）

=AVERAGEIFS(金額範囲, 支店範囲, "東京", 月範囲, "2026/1/*")

テクニック4：IFを“入れ子で頑張る”より、判定を分解してラクする

IFの入れ子は、増えるほど読めなくなって壊れます。おすすめは「判定を分解」することです。

よくある例：ランク付け

=IF(B2>=100000,"S",IF(B2>=50000,"A",IF(B2>=30000,"B","C")))

悪くはないですが、ルールが増えると崩壊します。

ラクするコツ

判定用の列を1列作る（例：基準値、フラグ）
IFは“最終表示”にだけ使う

「手作業をなくす」ために自動化したのに、数式のメンテで時間が溶けるのが一番もったいないです。（後進のためにも、数式で何をしているか、面倒でも分解してあげるほうがよいと思います。一番Excelが使えない人をターゲットに式を組む、です）

テクニック5：TEXTで「日付・金額の見た目」を固定して、報告文を自動生成する

地味ですが効きます。メールや報告書に貼るとき、日付や金額の見た目がズレると地味にストレスです。TEXTで整えます。これ、地味ながらExcel作業や分かりやすい資料作りのための土台となる技です。

曜日つきの日付

=TEXT(A2,"yyyy年m月d日(aaa)")

報告文を自動で作る

="売上は"&TEXT(B2,"#,##0")&"円、前年差は"&TEXT(C2,"+0;-0;0")&"円です。"

「定型文＋数字」を毎回手で打つ作業が消えます。

テクニック6：FILTERで“抽出表”を別に作る（オートフィルタ作業をなくす）

FILTERは、抽出の定型作業を関数にできます。「抽出して別シートに貼る」が消えます。

支店が東京だけを抽出

=FILTER(A2:E100, B2:B100="東京", "該当なし")

複数条件（AND）

=FILTER(A2:E100, (B2:B100="東京")*(C2:C100>=50000), "該当なし")

テクニック7：UNIQUEで“名寄せ・重複削除”を自動化する

「重複の削除」を毎回クリックしているなら、UNIQUEで終わらせられます。

一意リストを作る

=UNIQUE(A2:A500)

FILTER×UNIQUE（条件抽出→重複なし）

=UNIQUE(FILTER(A2:A500, B2:B500="東京", "該当なし"))

テクニック8：INDEX+MATCHは「古いけど現役」—環境差のある現場で強い

XLOOKUPが使えない環境（職場のバージョン差）に当たると、INDEX+MATCHが頼りになります。VLOOKUPより壊れにくい設計にできます。

基本形

=INDEX(返したい範囲, MATCH(検索値, 検索範囲, 0))

例：社員番号から部署名を引く

=INDEX(部署列, MATCH(A2, 社員番号列, 0))

「列番号」がない＝列の追加に強い
左方向も取れる

テクニック9：条件付き書式（データバー）で“見える化”を自動化する

数字を読む作業は時間がかかります。条件付き書式で、判断を速くします。

テクニック10：ショートカットは“関数の効果”を倍にする（時短の最後の一押し）

関数で仕組みを作っても、手作業の入力が遅いと結局もったいないです。最低限これだけでOKです。

Ctrl + D：上のセルをコピー（数式の縦展開が速い）
Ctrl + R：左のセルをコピー（横展開が速い）
Ctrl + Shift + L：フィルターON/OFF（確認が速い）
F4：$固定（絶対参照）を切り替え（ミスが減る）
Ctrl + T：テーブル化（自動化の土台になる）

いちばん失敗しない「自動化の進め方」（迷ったらこの順番）

毎日やってる手作業を1つだけ選ぶ（例：支店別集計）
SUMIFS/COUNTIFSで集計を関数化して、貼り付け作業を消す
次に、XLOOKUP（またはINDEX+MATCH）で参照を自動化する
FILTER/UNIQUEで抽出表を自動化し、コピペを消す
条件付き書式で確認の時間を削る

この順番で進めると、「難しい関数を覚える」より先に、成果（時間が戻る）が出ます。

実はその、小さな作業の自動化が大きな残業改善に繋がります。

ただし、、この社会はそれを浮かせた分、仕事を詰め込まれるので、立ち居振る舞いが難しいところですが。。

Excel関数で自動化する10のテクニック – 作業時間を50%削減